Tag Archives: #teamontwikkeling

Ruzie of prettig samenwerken?

Snel nog even een blik door de ruimte. Koffie, thee en water het staat allemaal klaar voor de twee teams die ik welkom mag gaan heten. De eerste mensen druppelen binnen.

De start

Na een paar minuten schraap ik mijn keel. Langzaam aan neemt het geroezemoes af. Welkom!

Ik kijk naar de mensen om me heen en ik zie nieuwsgierige blikken, maar ook gespannen gezichten en ontwijkende blikken.

Aan tafel zitten twee teams.  De medewerkers van de binnendienst en de medewerkers van de buitendienst. Uit het voorgesprek heb ik begrepen dat het een aantal maanden terug flink is geëscaleerd tussen de beide teams. Om verder escalatie te voorkomen wilde men graag aan de slag met team mediation.

Wat vooraf ging

We hebben een super leuk team. Als buitendienst medewerkers zijn wij vaak de hort op. Dat zorgde in het verleden ook weleens voor wat gedoe. Maar door Corona zagen we elkaar nog minder. Iedereen werkte zoveel mogelijk thuis. Doordat we steeds meer solo zijn gaan werken merk ik dat ook de afstemming met de binnendienst minder goed verloopt. Daarnaast werken er ook een paar nieuwe collega’s, die ik het afgelopen jaar alleen maar via Teams heb ontmoet.

Wij zijn een platte organisatie en de directeur vind het belangrijk dat we zelf met initiatieven komen als we dingen anders willen organiseren. Als buitendienst viel het ons op dat een aantal processen in samenwerking met de binnendienst niet helemaal lekker liep. Waardoor orders vertraging opliepen, offertes te laat de deur uit gingen e.d..

Met een paar simpele aanpassingen in het proces en een andere verdeling van de werkzaamheden onder de medewerkers van de binnendienst zou dit makkelijk te fixen zijn.  

Het eerste gesprek

Het eerste gesprek verliep best redelijk. Het idee werd op papier gezet en gedeeld met de collega’s van de binnendienst gedeeld. Onze collega van de binnendienst hebben hun feedback en vragen op papier gezet en dit voor het tweede gesprek met ons gedeeld. So far so good.

Waar ging het mis?

Het tweede gesprek liep binnen 10 minuten volledig uit de hand. Een van de collega’s werd zelfs zo boos, dat hij kwaad de deur uitstormde.

Op het document van de binnendienst waren een aantal opmerkingen, vragen gezet. Deze waren hier en daar met een felle kleur gearceerd inclusief de opmerkingen en vragen. Dit schoot volledig in het verkeerde keelgat bij de binnendienst medewerkers. Zij hadden oprecht het idee, dat hun feedback zo van tafel werd geschoven, door het gebruik van deze felle kleuren.

De hoop, dat de vakantieperiode de boel wel wat zou kalmeren bleek niet te kloppen. De frustraties en de emoties zaten hoog. Om verder escalatie te voorkomen werd mijn hulp ingeroepen.

Nieuwsgierig, naar wat ik voor jullie kan doen?

Werk jij in een team of samen met andere teams en merk je dat de samenwerking niet lekker loopt? Neem gerust eens contact met mij op. Ik luister graag even naar je verhaal en geef je met plezier een aantal tips waar je mee aan de slag kan.

Hoe ga jij als (zelfsturend) team met conflicten om?

Zelforganisatie of zelfsturing het is een ontwikkeling die in veel organisaties speelt. Op het moment dat er sprake is van zelforganisatie ontbreken vaak de traditionele conflictmechanismen. Bij het traditionele conflictmechanisme werd het conflict vaak neergelegd bij de manager. Bij zelfsturing of zelforganisatie moet je als team zelf je conflicten oplossen. Hoe doe je dat nu op een goede en prettige manier?

Brrr, een conflict!

De meeste mensen houden niet van een conflict. Het woord conflict of ruzie brengt een negatieve lading met zich mee. Mensen ervaren het als een hoop gedoe en ongemak. Op zich is dat ook niet gek, want vaak zijn we druk met het verdedigen van onze eigen standpunten en meningen. Emoties laaien op en maken dat we met elkaar de strijd aangaan.

Je begrijpt dat dit een groot effect heeft op de productiviteit van je team en dat mensen met minder plezier naar hun werk gaan. En dan hebben we het nog niet eens over de gevolgen voor de klant en eventuele andere afdelingen van de organisatie.

Gevolgen en kosten

Conflicten kosten tijd, negatieve energie en geld. Veel geld. De kosten voor een arbeidsconflict zijn grofweg op te delen in directe kosten en gevolgkosten. Directe kosten zijn onder andere minder effectiviteit van de direct betrokken. Denk hierbij aan concentratieproblemen, ziekte, en extra overleg. De gevolgkosten voor een arbeidsconflict zijn tijdelijke en of definitieve vervanging van een medewerker en reputatiekosten.

Naar de hoogte van de kosten bij een arbeidsconflict is veel onderzoek gedaan (onder andere kostenmethodiek). Grofweg kunnen we zeggen dat verzuimkosten en de exitkosten de grootste kostenpost zijn. Uit onderzoek komt naar voren dat een arbeidsconflict gemiddeld € 27.094,- kost. Alleen een zieke medewerker kost je algauw € 250,- per dag en dat kan nog verder oplopen.

Naast de bovengenoemde gevolgen heb je natuurlijk ook nog te maken met de emotionele gevolgen. Voor de direct betrokkene, de collega’s en natuurlijk het thuisfront. Gevolgen, die minder goed te meten zijn, maar zeker niet onderschat mogen worden.  

Conflicten alleen maar narigheid?

Hoe gek het misschien ook mag klinken, maar conflicten kunnen ook iets moois te weeg brengen.

Het spreekwoord zonder schuren geen glans is er volgens mij niet voor niks. Soms moet het in een mensenleven even schuren om tot andere inzichten te kunnen komen.

Conflicten ontstaan doordat er tegengestelde belangen zijn, andere waarden en normen en andere behoeften. Op het moment dat je het niet met elkaar over deze verschillen kan hebben, dan lopen de irritaties en emoties op en langzaamaan gaat het van kwaad tot erger.

Door het met elkaar te hebben over de verschillen, ontdek je nieuwe mogelijkheden en krijg je inzicht in de ander. Nieuwe mogelijkheden en inzichten kunnen weer bijdragen aan groei en persoonlijke en teamontwikkelingen.

Hoe doe je dat nou?

De kunst is om conflicten vroegtijdig te erkennen en te herkennen zodat je ze tijdig aan kan pakken.

Conflicten ontdek je vaak als eerste zelf. Je gevoel vertelt jou dat er problemen zijn. Je schrikt van iets, je raakt verward, emotioneel of overstuur. Het is best mogelijk dat je op dat moment nog niet onder woorden kan brengen wat nu precies het probleem is. Het enige wat je op dat moment weet: ‘dit voelt niet goed!’

Neem dit gevoel serieus. Luister naar je gevoel en zet even een pas op de plaats. Door een pas op de plaats te nemen ontstaat er bewustwording. En bewustwording creëert mogelijkheden.

Door te benoemen dat iets niet goed voelt, creëer je ruimte bij jezelf en bij de ander om er nog eens over na te denken. De opmerking: het voelt niet goed roept vaak ook geen weerstand op, hoogstens wat ongeduld of irritatie.

Soms kun je precies benoemen wat maakt dat het niet goed voelt. Soms lukt dat (nog) niet. Benoem dat dan ook. En ga op zoek naar de redenen van je gevoel. Het feit dat iets niet goed voelt heeft vaak te maken met je waarden en normen, je belangen en/of je behoeften. Zodra je weet wat de reden is van je gevoel, dan kun je het bespreekbaar maken en ontstaat er wellicht ook meer ruimte voor mogelijkheden die meer bij jou passen.

Luisteren helpt

De oplossing om conflicten op te lossen en te werken naar iets waardevols is eenvoudig: ga met elkaar in gesprek en luister. Luister naar de ander, naar jezelf en naar elkaar. Door open te staan voor je eigen emoties en die van de ander en al het andere dat speelt. Zo creëer je ruimte om met elkaar te experimenteren welke manieren wel passen om met de verschillen om te gaan.

Wil jij leren en ontdekken hoe je op een prettigere manier om kan gaan met conflicten?

Durf jij te ervaren dat onenigheid, een conflict kan bijdragen aan persoonlijke groei voor jou en je team? Neem dan vrijblijvend contact ons op via  06 14 80 86 33  of ingrid@deconflictexpert.nl.

 Bronnen: MKB servicedesk & CAOP