Tag Archives: #verzuim

Hoe kunnen wij als OR bijdragen aan een gezonde werkklimaat?

In samenwerking met OR-online heb ik onderstaande vraag vanuit een OR mogen beantwoorden.

๐‘ฎ๐’“๐’‚๐’‚๐’ˆ ๐’›๐’๐’–๐’…๐’†๐’ ๐’˜๐’Š๐’‹ ๐’‚๐’๐’” ๐’๐’๐’…๐’†๐’“๐’๐’†๐’Ž๐’Š๐’๐’ˆ๐’”๐’“๐’‚๐’‚๐’… ๐’˜๐’Š๐’๐’๐’†๐’ ๐’˜๐’†๐’•๐’†๐’ ๐’๐’‘ ๐’˜๐’†๐’๐’Œ๐’† ๐’Ž๐’‚๐’๐’Š๐’†๐’“ ๐’˜๐’Š๐’‹ ๐’Œ๐’–๐’๐’๐’†๐’ ๐’ƒ๐’Š๐’‹๐’…๐’“๐’‚๐’ˆ๐’†๐’ ๐’‚๐’‚๐’ ๐’†๐’†๐’ ๐’ˆ๐’†๐’›๐’๐’๐’… ๐’˜๐’†๐’“๐’Œ๐’Œ๐’๐’Š๐’Ž๐’‚๐’‚๐’• ๐’ƒ๐’Š๐’๐’๐’†๐’ ๐’๐’๐’›๐’† ๐’๐’“๐’ˆ๐’‚๐’๐’Š๐’”๐’‚๐’•๐’Š๐’†, ๐’˜๐’‚๐’‚๐’“๐’ƒ๐’Š๐’‹ ๐’ˆ๐’†๐’†๐’ ๐’“๐’–๐’Š๐’Ž๐’•๐’† ๐’Š๐’” ๐’—๐’๐’๐’“ ๐’ˆ๐’“๐’†๐’๐’”๐’๐’—๐’†๐’“๐’”๐’„๐’‰๐’“๐’Š๐’‹๐’…๐’†๐’๐’… ๐’ˆ๐’†๐’…๐’“๐’‚๐’ˆ.

Vraag vanuit een OR

De media en grensoverschrijdend gedrag

De afgelopen periode is er vanuit de media veel aandacht geweest voor grensoverschrijdend gedrag. Het ging hierbij vooral om seksuele intimidatie en machtsmisbruik. Naast deze vormen kun je als medewerker ook te maken krijgen met pesten, discriminatie, agressie en geweld. (Seksuele) intimidatie en andere ongewenste omgangsvormen vallen samen met werkdruk onder psychosociale arbeidsbelasting (PSA). De werkgever is volgens de Arbowet verplicht om psychosociale arbeidsbelasting zoveel mogelijk te beperken, dan wel te voorkomen.

Maatregelen

De maatregelen, die de werkgever hiervoor kan treffen vallen onder het adviesrecht van de ondernemingsraad. Dat betekent, dat je als OR actief kan meedenken en (on)gevraagd advies kan geven bij:

  • Het opstellen van protocollen;
  • Klachtenreglementen en klachtencommissie;
  • De inzet van een externe of interne vertrouwenspersoon.

Naast alle protocollen en reglementen is de allerbelangrijkste stap ongewenst gedrag bespreekbaar te maken! Om ongewenst gedrag bespreekbaar te maken is het belangrijk dat medewerkers de ruimte voelen en ervaren om daadwerkelijk met elkaar in gesprek te gaan en durven te melden.

In gesprek

Kortom ga met elkaar in gesprek binnen alle lagen van je organisatie. Zorg ervoor, dat het onderwerp regelmatig op de agenda staat van de overlegvergadering tussen de ondernemingsraad en bestuurder en de diverse werkoverleggen. Zorg dat er regelmatig door de werkgever voorlichting wordt gegeven, zodat medewerkers weten wie de vertrouwenspersoon is binnen de organisatie. Als OR lid kun je zelf ook actief bij medewerkers polsen hoe en of het onderwerp op de agenda staat, hoe veilig zij het werkklimaat ervaren en op welke manier je dit zou kunnen verbeteren. Een MTO (medewerkers tevredenheidsonderzoek) kan hierbij helpend zijn.

Jaarverslag

De vertrouwenspersoon maakt elk jaar een jaarverslag. Bespreek deze tijdens het OR-overleg. Nodig de vertrouwenspersoon ook uit, zodat jullie met elkaar in gesprek kunnen gaan. Een goede samenwerking tussen de ondernemingsraad en de vertrouwenspersoon is ontzettend behulpzaam. Gezamenlijk vangen jullie meer signalen op binnen de organisatie welke jullie weer kunnen gebruiken in het verbeteren van het werkklimaat.

De grootste uitdaging

Bespreekbaar maken en houden van (on)gewenst gedrag is in de praktijk de grootste uitdaging! Er is vaak echt sprake van een cultuurverandering. Dit kost tijd en ieder stapje is er รฉรฉn.

Tot slot

Weet jij wanneer er sprake is van een leuk collegiaal grapje en wanneer die onzichtbare grens wordt overschreden? Wellicht een mooie eerste vraag om het gesprek te starten.

Arbeidsmediation en ongewenste omgangsvormen

Regelmatig valt het mij op dat er bij een arbeidsconflict ook sprake kan zijn van een vorm van ongewenste omgangsvormen. Je kunt hierbij denken aan discriminatie, intimidatie of machtsmisbruik, pesten, agressie en seksuele intimidatie. Lang niet altijd is het even zichtbaar of zijn partijen zich hier bewust van. In onderstaande voorbeeld wil ik je graag laten zien hoe gemakkelijk er sprake zou kunnen zijn van een vorm van grensoverschrijdend gedrag. In dit geval is er sprake van kleineren een vorm van pesten.

Verslagen

Ik luister naar het verhaal van de medewerker en wat ik zie raakt mij.

Voor mij zit een man, die hard heeft gewerkt. Loyaal is geweest, altijd bereid was om een stapje harder te zetten. Het woord ziek of opgeven kwam simpelweg niet in zijn woordenboek voor.

En nu is hij lamgeslagen. Weet simpelweg niet waarom hij zo hard heeft gewerkt en nog steeds niet de erkenning krijgt. De emoties vliegen hem letterlijk naar de keel. Tranen schieten in zijn ogen als hij mij verteld dat hij keer op keer te horen kreeg, dat hij echt niet goed genoeg was. Maar ondertussen doe ik dit werk al jaren.

Onzekerheid

Onzekerheid over de toekomst maken uiteindelijk dat de druk te hoog is geworden.

De bedrijfsarts geeft aan dat er sprake is van een arbeidsconflict en mediation wordt geadviseerd.

Intakegesprek

En daar zitten we dan in een intakegesprek voor een op te starten mediation.

Op mijn vraag: wat wil je bereiken?
๐˜ผ๐™ฃ๐™ฉ๐™ฌ๐™ค๐™ค๐™ง๐™™ ๐™™๐™š ๐™ข๐™š๐™™๐™š๐™ฌ๐™š๐™ง๐™ ๐™š๐™ง: dat er naar mijn verhaal wordt geluisterd en dat ik niet voor niets al die jaren zo hard heb gewerkt.

Aan de mediationtafel merk ik dat er vaak behoefte is aan erkenning, gezien en gehoord willen worden. En dat geldt echt niet alleen voor de medewerker ๐Ÿ˜‰.

Grensoverschrijdend gedrag en mediation

Helaas zie ik ook regelmatig dat er sprake is van grensoverschrijdend gedrag.

Dat maakt dat ik me naast mijn specialisatie in arbeidskwestie ook heb verdiept het vak van vertrouwenspersoon.

Ben jij opzoek naar een mediator, die ook kennis heeft van ongewenste omgangsvormen, dan help ik je graag! 

Verzuim of gefrustreerd?

De bedrijfsarts

Sanne zit al een aantal maanden ziek thuis. De bedrijfsarts geeft aan dat de klachten zijn ontstaan door een conflict op de werkvloer. Op advies van de bedrijfsarts wordt mediation ingezet.

Aan tafel

Schoorvoetend neemt Sanne plaats aan tafel. Tegenover haar zit haar leidinggevende, Cees. Nadat ik beide welkom heb geheten leg ik hun uit wat mediation inhoudt en wat ik daarin van hun beide verwacht. Na het ondertekenen van de overeenkomst kunnen we aan de slag.

Op de vraag wat maakt, dat wij vandaag met elkaar aan tafel zitten, neemt Cees, na akkoord van Sanne, het woord. Nou zegt hij, dat zou ik ook wel eens willen weten. De frustratie is duidelijk zichtbaar. Ik begrijp er helemaal niks van. Sinds een maand of 8 ben ik de leidinggevende van de afdeling. Prima start gehad en uit het niks meldt zij zich na een paar maanden ziek, en hoor ik via de bedrijfsarts dat er sprake is van een CONFLICT! Hij spuugt het woord er bijna uit.

Sanne schrikt op en kijkt mij met grote ogen aan. In alle rust benoem ik wat ik zie. Ik stel haar vervolgens dezelfde vraag. Ik heb me niet zomaar ziek gemeld. Hij wil niet naar mij luisteren en eerlijk gezegd wist ik niet meer hoe nu verder. De stress werd me teveelโ€ฆ.

Wat vooraf ging

Sanne werkt al jaren 4 dagen in de week van 9 tot 15. Cees, de nieuwe manager, wil dat Sanne haar werkrooster aanpast. Dit wordt besproken (lees medegedeeld) en 4 weken later is het nieuwe rooster een feit. Sanne al jaar en dag mantelzorger is niet blij met deze wijziging en heeft geprobeerd om dit te bespreken, zonder resultaat.

De praktijk

In mijn praktijk kom ik regelmatig vergelijkbare situaties tegen. Doordat het niet lukt om op een constructieve manier met elkaar in gesprek te gaan, ontstaat er een conflict en vaak ook verzuim.

Laat dit soort situaties niet te lang doorsudderen. Ga met elkaar in gesprek. Luister, vraag door en probeer te ontdekken wat de belangen van de ander zijn. Probeer samen op zoek te gaan naar een oplossing. Komen jullie er samen niet uit, wacht dan niet te lang en roep de hulp in van een mediator. Voorkomen is altijd beter dan genezen!

Jaarverslag van de vertrouwenspersoon is meer dan een hamerstuk!

Het jaarverslag is meer dan een hamerstuk

Ongewenst gedrag en het effect op de sfeer

Ongewenst gedrag verpest de sfeer op de werkvloer. En dat niet alleen, medewerkers kunnen er ook ziek van worden. De werkgever is wettelijk verplicht om aandacht te besteden aan ongewenst gedrag op de werkvloer.

Maar wat wordt er verstaan onder ongewenst gedrag? Intimidatie, seksuele intimidatie, agressie en geweld, discriminatie en pesten. Samen met de werkdruk wordt dit de Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) genoemd.

De psychosociale arbeidsbelasting is een onderdeel van het arbobeleid. De OR heeft instemmingsrecht op diverse regelingen die hiermee te maken hebben. Net als de aanpassingen in het integriteitsbeleid van de organisaties.

Iedere medewerker heeft recht op een prettige en veilig werkomgeving. De ondernemingsraad, de werkgever en de vertrouwenspersoon spelen hierin een belangrijke rol. De vertrouwenspersoon en de OR kunnen bij een goede samenwerking elkaar positief versterken.

Rol van de vertrouwenspersoon

Een vertrouwenspersoon staat naast de medewerkers, die te maken krijgen met ongewenst gedrag. De medewerkers kunnen rechtstreeks en vertrouwelijk contact opnemen met de vertrouwenspersoon. De gesprekken kunnen gaan over gevoelige en ingewikkelde situaties met tegengestelde belangen. In situaties waar sprake is van grensoverschrijdend gedrag is het belangrijk dat de medewerkers in een veilige en neutrale omgeving hun verhaal kunnen doen. Samen met de medewerker bekijkt de vertrouwenspersoon welke oplossingsrichtingen er zijn.

Het jaarverslag van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon maakt ieder jaar een anoniem verslag. Daarin staat een overzicht van de meldingen die er zijn geweest. Dit verslag dient jaarlijks besproken te worden met de directie en de OR. Het verslag geeft de OR een goede indruk over het werkklimaat en hoe de medewerkers dit ervaren.

Naast de feiten, is het super waardevol om met elkaar in gesprek te gaan over ongewenste omgangsvormen en integriteit. Wat ziet en ervaart de OR binnen de organisatie? Kennen mensen de weg naar de vertrouwenspersoon? Is helder wat ongewenste omgangsvormen zijn? Wat wordt er door de werkgever gedaan om medewerkers te informeren en voorlichting te geven?

Psychosociale Arbeidsbelasting en de OR

PSA is รฉรฉn van de risicoโ€™s waar je als OR naar kunt kijken. Een risico waar een plan van aanpak voor gemaakt moet worden. Dit plan maakt duidelijk hoeveel uren de vertrouwenspersoon nodig heeft. De OR heeft op dit plan en het aantal uren voor de inzet van de vertrouwenspersoon instemmingsrecht.

En heeft de OR instemmingsrecht op een regeling voor vertrouwenspersonen. Als OR kun je invloed uit oefenen op de vraag of de organisatie รฉรฉn of meer vertrouwenspersonen nodig heeft. En of dit een interne of juist externe vertrouwenspersoon moet zijn of een combinatie van beide.

Tips voor een goede samenwerking

Een goede samenwerking tussen de OR en de vertrouwenspersoon is voor beide van belang. Punten waar zowel de vertrouwenspersoon als de ondernemingsraad in de praktijk aan kunnen werken zijn:

  • Zichtbaarheid en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie
  • Bewustwording dat een interne vertrouwenspersoon in een loyaliteitsconflict kan komen. Hoe ga je hiermee om?
  • Is er voor de vertrouwenspersoon voldoende ruimte binnen de organisatie om gevraagd en ongevraagd advies te geven?
  • Hoe wordt er met het advies van de vertrouwenspersoon omgegaan?

De OR en Vertrouwenspersoon

De OR en de Vertrouwenspersoon

De OR & Vertrouwenspersoon

Medewerkers kunnen op hun werk te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen of misstanden. De gevolgen zijn groot. Onveiligheid, stress, psychosomatische klachten, functioneringsproblemen, personeelsverloop en verzuim. Werkgevers zijn verplicht om hun medewerkers tegen psychosociale arbeidsbelasting te beschermen. En een beleid te voeren om dit te voorkomen. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een waardevolle stap binnen dit beleid.

Wat is psychosociale arbeidsbelasting?

Psychosociale arbeidsbelasting, afgekort PSA, omvat alle factoren die stress veroorzaken in de arbeidssituatie. Het gaat specifiek om (seksuele) intimidatie, agressie en geweld, discriminatie en een te hoge werkdruk. PSA is al jaren een van de grootste arbeidsrisicoโ€™s blijkt uit onderzoek en de cijfers van het CBS. Een derde van het verzuim is gerelateerd aan PSA.

De rol van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon verlaagt de drempel voor medewerkers om hun zorgen en problemen bespreekbaar te maken. De vertrouwenspersoon biedt de mogelijkheid je hart te luchten. Het inzetten van een vertrouwenspersoon levert veel op:

  • Het werkt de-escalerend;
  • Het voorkomt dat medewerkers kiezen voor oplossingen, zoals ontslag, ziekmelden, indienen van een klacht, lekken naar de media;
  • Het werkt kostenverlagend en voorkomt boetes en schadeclaims;
  • Het draagt bij aan een prettiger, gezonder en veiliger werksfeer.

De ondernemingsraad en het aanstellen van een vertrouwenspersoon

De ondernemingsraad (OR) heeft een belangrijke rol in het realiseren van een veilige werkplek. De OR heeft veel invloed op het beleid van de arbeidsomstandigheden binnen de eigen organisatie. De OR heeft instemmingsrecht op het PSA-beleid en al het beleid rondom veiligheid, gezondheid en welzijn. Dat betekent dat je als OR ook instemmingsrecht hebt op de werkwijze, het profiel en de functiebeschrijving bij het aanstellen van een (externe) vertrouwenspersoon.

Samenwerking tussen de OR en de vertrouwenspersoon

In het kader van het bevorderen van een prettige werkomgeving en werkomstandigheden binnen je organisatie is het raadzaam om regelmatig, minstens een keer per jaar, te overleggen met de vertrouwenspersoon. Een goede afstemming over het beleid en de onderliggende belangen, ieders taken en verantwoordelijkheden biedt de mogelijkheid om op een effectieve wijze met elkaar samen te werken. Een goede samenwerking tussen beide partijen draagt bij aan het voorkomen of beperken van de PSA.

Dit artikel is in samenwerking met OR-Online tot stand gekomen. De site voor ieder OR-Lid en bestuurders die alles willen weten over medezeggenschap.

De 6 stappen bij een mediationtraject

De zes stappen in een mediationtraject.
De 6 stappen in een mediationtraject

Het besluit is genomen:  Samen hebben jullie besloten om te starten met een mediationtraject.

Een spannende stap.

Hoe ziet een mediationtraject er nu eigenlijk uit? Wat kan en mag je verwachten?

Allemaal vragen, die vaak omhoog komen.

Ieder situatie is natuurlijk anders, daarmee ook iedere mediation.

Desondanks is er wel een rode draad terug te vinden gedurende het mediationtraject.

Stap 1: De intake en overeenkomsten

Kennis maken met de mediator. Veel mensen van het prettig om voordat je met elkaar aan tafel zit in ieder geval al een gezicht te hebben bij de mediator. Ik vertel je wat mediation is en wat mag verwachten van mij en wat ik van jou verwacht.

Tijdens de intake krijg je de gelegenheid om alvast je verhaal te doen. Het vertellen van je verhaal lucht vaak op.

Samen bespreken we wat je zou willen bereiken in de mediation en of je bereid bent om je echt in te zetten om het conflict op te lossen.

Voor mij als mediator is dit ook het moment waarop ik de inschatting maak of een mediationtraject ook daadwerkelijk zou kunnen helpen.

De overeenkomst

Voordat we starten met de mediation stuur ik jullie een aantal stukken op met de vraag of je die voor aanvang van het eerste gezamenlijke gesprek door wil nemen.

  • Mediationovereenkomst, deze ondertekenen we tijdens ons eerste gesprek;
  • MfN Mediationreglement;
  • Gedragsregels van waaruit ik als MfN Registermediator werk;

In deze stukken staat belangrijke informatie voor de mediation. De mediation start op het moment dat de overeenkomst is getekend.

Stap 2: Gezamenlijk om tafel

En dan is de tijd aangebroken om met elkaar in gesprek te gaan. Dit gesprek vind bijvoorkeur plaatst op een neutrale plek. Met elkaar nemen we de mediationovereenkomst door. Gezamenlijk bespreken we het doel van de mediation en de verwachtingen. En ondertekenen we de overeenkomst.

Het verhaal

Als het officiรซle gedeelte achter de rug is, kunnen we beginnen. Jullie krijgen allebei de gelegenheid om je eigen verhaal te vertellen.

We staan stil bij de aanleiding van jullie conflict? Wat maakt dat jullie de hulp van een mediator hebben ingeroepen.

Opzoek naar belang, wensen en zorgen

Door te luisteren naar elkaars verhaal en door hier op te reageren wordt het steeds duidelijker wat er nu allemaal speelt. Om jullie daarbij te helpen stel ik allerlei vragen, zodat jullie een steeds duidelijk beeld krijgen van wat er speelt.

Het gaat niet alleen om wat jij vindt. Juist het ontdekken van wat nu ieders belang is, waar zorgen liggen helpt in het verkrijgen van meer duidelijkheid.

Stap 3: Verbeteren van de communicatie / relatieherstel

Met het ontstaan van het conflict is ook de communicatie & de relatie tussen jullie verslechtert. Emoties spelen vaak hoor op. En dat maakt het ook zo lastig om met elkaar op een goede manier in gesprek te gaan.

Vaak geven mensen aan dat ze zich machteloos voelde, niet gehoord en gezien door de ander.

Onder de begeleiding van de mediator ontstaat er langzaam aan weer meer ruimte. Lukt het om weer naar elkaar te luisteren. Jullie zullen merken dat voorzichtig en langzaam de dingen weer helder worden. Er ontstaat inzicht.  

Stap 4: De toekomst & brainstormen

Op het moment dat de communicatie wat soepeler loopt is het ook mogelijk om met elkaar te gaan kijken naar de toekomst.

Wat wil jij nu echt? En wat maakt dat dit zo belangrijk is voor jou? Hoe zou je dit kunnen bereiken.

Met elkaar gaan jullie opzoek naar mogelijke oplossingen.

Stap 5: Keuzes maken of te wel onderhandelen

Als de opties zijn bedacht is het tijd om dit verder uit te werken. In de praktijk zie je dat er soms een onderhandeling ontstaat. Ook een gezamenlijk overleg zie ik gebeuren. In deze fase van het traject is het soms verstandig om ruimte te creรซren om met (juridisch) deskundige te overleggen.

Stap 6: Afspraken vastleggen en beรซindiging

Als duidelijk is wat de afspraken zijn, dan worden deze schriftelijk vastgelegd en ondertekent door jullie beide.

Soms lukt het niet om met elkaar tot een afspraak te komen. Dat is natuurlijk niet wat je had gehoopt. Wel merk ik dat meestal wel duidelijk geworden hoe een ieder tegen de situatie aankijkt.

Beรซindiging mediation

De afspraken zijn vastgelegd en ondertekend, dan is de mediation afgerond.

Ook als het niet lukt om met elkaar afspraken te maken zal de mediation worden beรซindigd.

Duur van het traject

Een mediationgesprek duurt gemiddeld genomen 2 uur. De gesprekken kunnen over het algemeen op korte termijn ingepland worden, waardoor het mogelijk is om meestal binnen een aantal maanden al duidelijkheid te hebben.

De complexiteit van het conflict bepaald vaak hoeveel gezamenlijke gesprekken er nodig zullen zijn.