Klachtenfunctionaris​

De klachtenfunctionaris van De ConflictExpert focust zich op het oplossen en bemiddelen van klachten die afkomstig zijn van cliënten of klanten. Ons doel ervoor te zorgen dat klachten op een correcte, eerlijke en efficiënte manier worden behandeld. Want een klacht goed behandelen draagt niet alleen bij aan het verbeteren van de dienstverlening, maar vergroot ook het onderlinge begrip en verbetert het contact met je afnemers.

In Nederland hebben veel publieke en semipublieke organisaties, zoals zorginstellingen, gemeenten en onderwijsinstellingen, een klachtenfunctionaris in dienst. Tegenwoordig vind je ook steeds meer klachtenfunctionarissen bij commerciële organisaties. Als professionele en onafhankelijke klachtenfunctionaris helpen we je graag bij het oplossen van een klacht en kunnen we een belangrijke rol spelen in het verbeteren van de klanttevredenheid en het vergroten van de transparantie binnen je organisatie.

Een klacht is je KANS de wens van een klant te begrijpen én te benutten

WAAROM EEN EXTERNE KLACHTENFUNCTIONARIS

Het aandragen van een externe klachtenfunctionaris biedt voordelen op het gebied van objectiviteit en de zorgvuldigheid van klachtbehandeling. Onze klachtenfunctionaris is zeer ervaren, deskundig en kan je ondersteunen in het opzetten of verbeteren van een klachtafhandelingstructuur. Als externe klachtenfunctionaris zijn wij toegankelijk en onafhankelijk van de organisatie. Wij hebben geen belang bij een bepaalde uitkomst. Dit schept vertrouwen bij je klanten en/of cliënten, maar toont ook aan dat je op een professionele manier met klachten wenst om te gaan. 

ONDERSTEUNING & BEGELEIDING

ONDERSTEUNING & BEGELEIDING

Als klachtenfunctionaris zijn wij verantwoordelijk voor het bewaken en het juist uitvoeren van een klachtenafhandelingsproces binnen je organisatie. Zodra er sprake is van een formele klacht, bieden wij tijdens het gehele proces ondersteuning en adequate begeleiding aan alle betrokken partijen. Ons doel is om ervoor te zorgen dat er een effectieve oplossing komt voor de klacht en de onvrede wordt weggenomen. Een klachtenfunctionaris is altijd neutraal en onpartijdig.

OPVANG & BEMIDDELEN

OPVANG & BEMIDDELEN

Onze klachtenfunctionaris biedt een eerste opvang voor zowel de klager als voor de organisatie. We bieden een luisterend oor voor beide partijen en helpen de klager en de organisatie bij het formuleren van de klacht of het antwoord. In sommige gevallen wil een klager niets met zijn verhaal, dan blijft het een signaal dat door de klachtenfunctionaris gedocumenteerd zal worden. Bemiddeling tussen de klager en de organisatie biedt vaak uitkomst om te komen tot een passende oplossing. Als neutrale gesprekspartner vertalen wij de verschillende van de betrokken partijen. Als de klacht niet opgelost kan worden, geven wij uitleg over het voorleggen van een geschil aan de geschillencommissie

SIGNALEREN & ADVISEREN

SIGNALEREN & ADVISEREN

Onze klachtenfunctionaris maakt jaarlijks een verslag met trends en aanbevelingen. De klachtenfunctionaris houdt de gegevens bij van alle ingediende klachten, zodat trends of terugkerende problemen geïdentificeerd en opgenomen kunnen worden in dit jaarverslag. Dit is belangrijk voor het verbeteren van de dienstverlening of processen binnen je organisatie. Daarnaast staan alle werkzaamheden van het afgelopen jaar in dit verslag vermeld. Vermoed je als organisatie dat je in conflict komt? Ook hierbij kan de klachtenfunctionaris je adviseren over hoe je daar het beste mee om kan gaan.

WAT MAG JE VERWACHTEN

De klachtenfunctionaris van De ConflictExpert is in staat om tijdens een klachtenprocedure het grotere belang van de organisatie en haar relaties in gedachten te houden. Onze klachtenfunctionaris is integer en professioneel. Wij weten hoe we snel en zorgvuldig een oplossing kunnen vinden voor een klacht of ander vraagstuk. Wij hebben vele organisaties al geholpen en hebben hen laten zien dat een klacht een waardevolle investering is voor de toekomst. Dit vraagt uiteraard om maatwerk. Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie. 

KLACHTEN BIEDEN KANSEN

Natuurlijk probeer je de beste vorm van dienstverlening te bieden. Veel organisaties zien klachten dan ook als iets negatiefs, maar dit is niet zo! Klachten bieden juist kansen. Ze kunnen namelijk een uitgangspunt zijn om je dienstverlening en communicatie te verbeteren. Wij werken preventief; hoe eerder een klacht binnenkomt, hoe eerder we de oorzaak kunnen opsporen en deze kunnen verbeteren. Dit kan van alles zijn; van een technische productiefout tot een misverstand tussen mensen binnen je organisatie.  

Als organisatie is het belangrijk dat je klachten bespreekbaar en laagdrempelig maakt. Het zichtbaar maken van de klachtenfunctionaris helpt daarbij, zowel preventief als oplossingsgericht. De ConflictExpert werkt daarom al vele jaren samen met organisaties aan bewustwording; hoe negatieve ervaringen van klanten kunnen bijdragen aan het verbeteren van je dienstverlening. Ook geven wij voorlichtingen en trainingen aan organisaties. Wij helpen je graag met het maken van een kwaliteitsslag vanuit een positieve insteek.