Sanne zit al een aantal maanden ziek thuis. De bedrijfsarts geeft aan dat de klachten zijn ontstaan door een conflict op de werkvloer. Op advies van de bedrijfsarts wordt mediation ingezet.
Aan tafel
Schoorvoetend neemt Sanne plaats aan tafel. Tegenover haar zit haar leidinggevende, Cees. Nadat ik beide welkom heb geheten leg ik hun uit wat mediation inhoudt en wat ik daarin van hun beide verwacht. Na het ondertekenen van de overeenkomst kunnen we aan de slag.
Op de vraag wat maakt, dat wij vandaag met elkaar aan tafel zitten, neemt Cees, na akkoord van Sanne, het woord. Nou zegt hij, dat zou ik ook wel eens willen weten. De frustratie is duidelijk zichtbaar. Ik begrijp er helemaal niks van. Sinds een maand of 8 ben ik de leidinggevende van de afdeling. Prima start gehad en uit het niks meldt zij zich na een paar maanden ziek, en hoor ik via de bedrijfsarts dat er sprake is van een CONFLICT! Hij spuugt het woord er bijna uit.
Sanne schrikt op en kijkt mij met grote ogen aan. In alle rust benoem ik wat ik zie. Ik stel haar vervolgens dezelfde vraag. Ik heb me niet zomaar ziek gemeld. Hij wil niet naar mij luisteren en eerlijk gezegd wist ik niet meer hoe nu verder. De stress werd me teveel….
Wat vooraf ging
Sanne werkt al jaren 4 dagen in de week van 9 tot 15. Cees, de nieuwe manager, wil dat Sanne haar werkrooster aanpast. Dit wordt besproken (lees medegedeeld) en 4 weken later is het nieuwe rooster een feit. Sanne al jaar en dag mantelzorger is niet blij met deze wijziging en heeft geprobeerd om dit te bespreken, zonder resultaat.
De praktijk
In mijn praktijk kom ik regelmatig vergelijkbare situaties tegen. Doordat het niet lukt om op een constructieve manier met elkaar in gesprek te gaan, ontstaat er een conflict en vaak ook verzuim.
Laat dit soort situaties niet te lang doorsudderen. Ga met elkaar in gesprek. Luister, vraag door en probeer te ontdekken wat de belangen van de ander zijn. Probeer samen op zoek te gaan naar een oplossing. Komen jullie er samen niet uit, wacht dan niet te lang en roep de hulp in van een mediator. Voorkomen is altijd beter dan genezen!
Zelforganisatie of zelfsturing het is een ontwikkeling die in veel organisaties speelt. Op het moment dat er sprake is van zelforganisatie ontbreken vaak de traditionele conflictmechanismen. Bij het traditionele conflictmechanisme werd het conflict vaak neergelegd bij de manager. Bij zelfsturing of zelforganisatie moet je als team zelf je conflicten oplossen. Hoe doe je dat nu op een goede en prettige manier?
Brrr, een conflict!
De meeste mensen houden niet van een conflict. Het woord conflict of ruzie brengt een negatieve lading met zich mee. Mensen ervaren het als een hoop gedoe en ongemak. Op zich is dat ook niet gek, want vaak zijn we druk met het verdedigen van onze eigen standpunten en meningen. Emoties laaien op en maken dat we met elkaar de strijd aangaan.
Je begrijpt dat dit een groot effect heeft op de productiviteit van je team en dat mensen met minder plezier naar hun werk gaan. En dan hebben we het nog niet eens over de gevolgen voor de klant en eventuele andere afdelingen van de organisatie.
Gevolgen en kosten
Conflicten kosten tijd, negatieve energie en geld. Veel geld. De kosten voor een arbeidsconflict zijn grofweg op te delen in directe kosten en gevolgkosten. Directe kosten zijn onder andere minder effectiviteit van de direct betrokken. Denk hierbij aan concentratieproblemen, ziekte, en extra overleg. De gevolgkosten voor een arbeidsconflict zijn tijdelijke en of definitieve vervanging van een medewerker en reputatiekosten.
Naar de hoogte van de kosten bij een arbeidsconflict is veel onderzoek gedaan (onder andere kostenmethodiek). Grofweg kunnen we zeggen dat verzuimkosten en de exitkosten de grootste kostenpost zijn. Uit onderzoek komt naar voren dat een arbeidsconflict gemiddeld € 27.094,- kost. Alleen een zieke medewerker kost je algauw € 250,- per dag en dat kan nog verder oplopen.
Naast de bovengenoemde gevolgen heb je natuurlijk ook nog te maken met de emotionele gevolgen. Voor de direct betrokkene, de collega’s en natuurlijk het thuisfront. Gevolgen, die minder goed te meten zijn, maar zeker niet onderschat mogen worden.
Conflicten alleen maar narigheid?
Hoe gek het misschien ook mag klinken, maar conflicten kunnen ook iets moois te weeg brengen.
Het spreekwoord zonder schuren geen glans is er volgens mij niet voor niks. Soms moet het in een mensenleven even schuren om tot andere inzichten te kunnen komen.
Conflicten ontstaan doordat er tegengestelde belangen zijn, andere waarden en normen en andere behoeften. Op het moment dat je het niet met elkaar over deze verschillen kan hebben, dan lopen de irritaties en emoties op en langzaamaan gaat het van kwaad tot erger.
Door het met elkaar te hebben over de verschillen, ontdek je nieuwe mogelijkheden en krijg je inzicht in de ander. Nieuwe mogelijkheden en inzichten kunnen weer bijdragen aan groei en persoonlijke en teamontwikkelingen.
Hoe doe je dat nou?
De kunst is om conflicten vroegtijdig te erkennen en te herkennen zodat je ze tijdig aan kan pakken.
Conflicten ontdek je vaak als eerste zelf. Je gevoel vertelt jou dat er problemen zijn. Je schrikt van iets, je raakt verward, emotioneel of overstuur. Het is best mogelijk dat je op dat moment nog niet onder woorden kan brengen wat nu precies het probleem is. Het enige wat je op dat moment weet: ‘dit voelt niet goed!’
Neem dit gevoel serieus. Luister naar je gevoel en zet even een pas op de plaats. Door een pas op de plaats te nemen ontstaat er bewustwording. En bewustwording creëert mogelijkheden.
Door te benoemen dat iets niet goed voelt, creëer je ruimte bij jezelf en bij de ander om er nog eens over na te denken. De opmerking: het voelt niet goed roept vaak ook geen weerstand op, hoogstens wat ongeduld of irritatie.
Soms kun je precies benoemen wat maakt dat het niet goed voelt. Soms lukt dat (nog) niet. Benoem dat dan ook. En ga op zoek naar de redenen van je gevoel. Het feit dat iets niet goed voelt heeft vaak te maken met je waarden en normen, je belangen en/of je behoeften. Zodra je weet wat de reden is van je gevoel, dan kun je het bespreekbaar maken en ontstaat er wellicht ook meer ruimte voor mogelijkheden die meer bij jou passen.
Luisteren helpt
De oplossing om conflicten op te lossen en te werken naar iets waardevols is eenvoudig: ga met elkaar in gesprek en luister. Luister naar de ander, naar jezelf en naar elkaar. Door open te staan voor je eigen emoties en die van de ander en al het andere dat speelt. Zo creëer je ruimte om met elkaar te experimenteren welke manieren wel passen om met de verschillen om te gaan.
Wil jij leren en ontdekken hoe je op een prettigere manier om kan gaan met conflicten?
Durf jij te ervaren dat onenigheid, een conflict kan bijdragen aan persoonlijke groei voor jou en je team? Neem dan vrijblijvend contact ons op via 06 14 80 86 33 of ingrid@deconflictexpert.nl.
Ongewenst gedrag verpest de sfeer op de werkvloer. En dat niet alleen, medewerkers kunnen er ook ziek van worden. De werkgever is wettelijk verplicht om aandacht te besteden aan ongewenst gedrag op de werkvloer.
Maar wat wordt er verstaan onder ongewenst gedrag? Intimidatie, seksuele intimidatie, agressie en geweld, discriminatie en pesten. Samen met de werkdruk wordt dit de Psychosociale arbeidsbelasting (PSA) genoemd.
De psychosociale arbeidsbelasting is een onderdeel van het arbobeleid. De OR heeft instemmingsrecht op diverse regelingen die hiermee te maken hebben. Net als de aanpassingen in het integriteitsbeleid van de organisaties.
Iedere medewerker heeft recht op een prettige en veilig werkomgeving. De ondernemingsraad, de werkgever en de vertrouwenspersoon spelen hierin een belangrijke rol. De vertrouwenspersoon en de OR kunnen bij een goede samenwerking elkaar positief versterken.
Rol van de vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon staat naast de medewerkers, die te maken krijgen met ongewenst gedrag. De medewerkers kunnen rechtstreeks en vertrouwelijk contact opnemen met de vertrouwenspersoon. De gesprekken kunnen gaan over gevoelige en ingewikkelde situaties met tegengestelde belangen. In situaties waar sprake is van grensoverschrijdend gedrag is het belangrijk dat de medewerkers in een veilige en neutrale omgeving hun verhaal kunnen doen. Samen met de medewerker bekijkt de vertrouwenspersoon welke oplossingsrichtingen er zijn.
Het jaarverslag van de vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon maakt ieder jaar een anoniem verslag. Daarin staat een overzicht van de meldingen die er zijn geweest. Dit verslag dient jaarlijks besproken te worden met de directie en de OR. Het verslag geeft de OR een goede indruk over het werkklimaat en hoe de medewerkers dit ervaren.
Naast de feiten, is het super waardevol om met elkaar in gesprek te gaan over ongewenste omgangsvormen en integriteit. Wat ziet en ervaart de OR binnen de organisatie? Kennen mensen de weg naar de vertrouwenspersoon? Is helder wat ongewenste omgangsvormen zijn? Wat wordt er door de werkgever gedaan om medewerkers te informeren en voorlichting te geven?
Psychosociale Arbeidsbelasting en de OR
PSA is één van de risico’s waar je als OR naar kunt kijken. Een risico waar een plan van aanpak voor gemaakt moet worden. Dit plan maakt duidelijk hoeveel uren de vertrouwenspersoon nodig heeft. De OR heeft op dit plan en het aantal uren voor de inzet van de vertrouwenspersoon instemmingsrecht.
En heeft de OR instemmingsrecht op een regeling voor vertrouwenspersonen. Als OR kun je invloed uit oefenen op de vraag of de organisatie één of meer vertrouwenspersonen nodig heeft. En of dit een interne of juist externe vertrouwenspersoon moet zijn of een combinatie van beide.
Tips voor een goede samenwerking
Een goede samenwerking tussen de OR en de vertrouwenspersoon is voor beide van belang. Punten waar zowel de vertrouwenspersoon als de ondernemingsraad in de praktijk aan kunnen werken zijn:
Zichtbaarheid en bereikbaarheid van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie
Bewustwording dat een interne vertrouwenspersoon in een loyaliteitsconflict kan komen. Hoe ga je hiermee om?
Is er voor de vertrouwenspersoon voldoende ruimte binnen de organisatie om gevraagd en ongevraagd advies te geven?
Hoe wordt er met het advies van de vertrouwenspersoon omgegaan?
Medewerkers kunnen op hun werk te maken krijgen met ongewenste omgangsvormen of misstanden. De gevolgen zijn groot. Onveiligheid, stress, psychosomatische klachten, functioneringsproblemen, personeelsverloop en verzuim. Werkgevers zijn verplicht om hun medewerkers tegen psychosociale arbeidsbelasting te beschermen. En een beleid te voeren om dit te voorkomen. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is een waardevolle stap binnen dit beleid.
Wat is psychosociale arbeidsbelasting?
Psychosociale arbeidsbelasting, afgekort PSA, omvat alle factoren die stress veroorzaken in de arbeidssituatie. Het gaat specifiek om (seksuele) intimidatie, agressie en geweld, discriminatie en een te hoge werkdruk. PSA is al jaren een van de grootste arbeidsrisico’s blijkt uit onderzoek en de cijfers van het CBS. Een derde van het verzuim is gerelateerd aan PSA.
De rol van de vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon verlaagt de drempel voor medewerkers om hun zorgen en problemen bespreekbaar te maken. De vertrouwenspersoon biedt de mogelijkheid je hart te luchten. Het inzetten van een vertrouwenspersoon levert veel op:
Het werkt de-escalerend;
Het voorkomt dat medewerkers kiezen voor oplossingen, zoals ontslag, ziekmelden, indienen van een klacht, lekken naar de media;
Het werkt kostenverlagend en voorkomt boetes en schadeclaims;
Het draagt bij aan een prettiger, gezonder en veiliger werksfeer.
De ondernemingsraad en het aanstellen van een vertrouwenspersoon
De ondernemingsraad (OR) heeft een belangrijke rol in het realiseren van een veilige werkplek. De OR heeft veel invloed op het beleid van de arbeidsomstandigheden binnen de eigen organisatie. De OR heeft instemmingsrecht op het PSA-beleid en al het beleid rondom veiligheid, gezondheid en welzijn. Dat betekent dat je als OR ook instemmingsrecht hebt op de werkwijze, het profiel en de functiebeschrijving bij het aanstellen van een (externe) vertrouwenspersoon.
Samenwerking tussen de OR en de vertrouwenspersoon
In het kader van het bevorderen van een prettige werkomgeving en werkomstandigheden binnen je organisatie is het raadzaam om regelmatig, minstens een keer per jaar, te overleggen met de vertrouwenspersoon. Een goede afstemming over het beleid en de onderliggende belangen, ieders taken en verantwoordelijkheden biedt de mogelijkheid om op een effectieve wijze met elkaar samen te werken. Een goede samenwerking tussen beide partijen draagt bij aan het voorkomen of beperken van de PSA.
Dit artikel is in samenwerking met OR-Online tot stand gekomen. De site voor ieder OR-Lid en bestuurders die alles willen weten over medezeggenschap.
Het besluit is genomen: Samen hebben jullie besloten om te starten met een mediationtraject.
Een spannende stap.
Hoe ziet een mediationtraject er nu eigenlijk uit? Wat kan en mag je verwachten?
Allemaal vragen, die vaak omhoog komen.
Ieder situatie is natuurlijk anders, daarmee ook iedere mediation.
Desondanks is er wel een rode draad terug te vinden gedurende het mediationtraject.
Stap 1: De intake en overeenkomsten
Kennis maken met de mediator. Veel mensen van het prettig om voordat je met elkaar aan tafel zit in ieder geval al een gezicht te hebben bij de mediator. Ik vertel je wat mediation is en wat mag verwachten van mij en wat ik van jou verwacht.
Tijdens de intake krijg je de gelegenheid om alvast je verhaal te doen. Het vertellen van je verhaal lucht vaak op.
Samen bespreken we wat je zou willen bereiken in de mediation en of je bereid bent om je echt in te zetten om het conflict op te lossen.
Voor mij als mediator is dit ook het moment waarop ik de inschatting maak of een mediationtraject ook daadwerkelijk zou kunnen helpen.
De overeenkomst
Voordat we starten met de mediation stuur ik jullie een aantal stukken op met de vraag of je die voor aanvang van het eerste gezamenlijke gesprek door wil nemen.
Mediationovereenkomst, deze ondertekenen we tijdens ons eerste gesprek;
MfN Mediationreglement;
Gedragsregels van waaruit ik als MfN Registermediator werk;
In deze stukken staat belangrijke informatie voor de mediation. De mediation start op het moment dat de overeenkomst is getekend.
Stap 2: Gezamenlijk om tafel
En dan is de tijd aangebroken om met elkaar in gesprek te gaan. Dit gesprek vind bijvoorkeur plaatst op een neutrale plek. Met elkaar nemen we de mediationovereenkomst door. Gezamenlijk bespreken we het doel van de mediation en de verwachtingen. En ondertekenen we de overeenkomst.
Het verhaal
Als het officiële gedeelte achter de rug is, kunnen we beginnen. Jullie krijgen allebei de gelegenheid om je eigen verhaal te vertellen.
We staan stil bij de aanleiding van jullie conflict? Wat maakt dat jullie de hulp van een mediator hebben ingeroepen.
Opzoek naar belang, wensen en zorgen
Door te luisteren naar elkaars verhaal en door hier op te reageren wordt het steeds duidelijker wat er nu allemaal speelt. Om jullie daarbij te helpen stel ik allerlei vragen, zodat jullie een steeds duidelijk beeld krijgen van wat er speelt.
Het gaat niet alleen om wat jij vindt. Juist het ontdekken van wat nu ieders belang is, waar zorgen liggen helpt in het verkrijgen van meer duidelijkheid.
Stap 3: Verbeteren van de communicatie / relatieherstel
Met het ontstaan van het conflict is ook de communicatie & de relatie tussen jullie verslechtert. Emoties spelen vaak hoor op. En dat maakt het ook zo lastig om met elkaar op een goede manier in gesprek te gaan.
Vaak geven mensen aan dat ze zich machteloos voelde, niet gehoord en gezien door de ander.
Onder de begeleiding van de mediator ontstaat er langzaam aan weer meer ruimte. Lukt het om weer naar elkaar te luisteren. Jullie zullen merken dat voorzichtig en langzaam de dingen weer helder worden. Er ontstaat inzicht.
Stap 4: De toekomst & brainstormen
Op het moment dat de communicatie wat soepeler loopt is het ook mogelijk om met elkaar te gaan kijken naar de toekomst.
Wat wil jij nu echt? En wat maakt dat dit zo belangrijk is voor jou? Hoe zou je dit kunnen bereiken.
Met elkaar gaan jullie opzoek naar mogelijke oplossingen.
Stap 5: Keuzes maken of te wel onderhandelen
Als de opties zijn bedacht is het tijd om dit verder uit te werken. In de praktijk zie je dat er soms een onderhandeling ontstaat. Ook een gezamenlijk overleg zie ik gebeuren. In deze fase van het traject is het soms verstandig om ruimte te creëren om met (juridisch) deskundige te overleggen.
Stap 6: Afspraken vastleggen en beëindiging
Als duidelijk is wat de afspraken zijn, dan worden deze schriftelijk vastgelegd en ondertekent door jullie beide.
Soms lukt het niet om met elkaar tot een afspraak te komen. Dat is natuurlijk niet wat je had gehoopt. Wel merk ik dat meestal wel duidelijk geworden hoe een ieder tegen de situatie aankijkt.
Beëindiging mediation
De afspraken zijn vastgelegd en ondertekend, dan is de mediation afgerond.
Ook als het niet lukt om met elkaar afspraken te maken zal de mediation worden beëindigd.
Duur van het traject
Een mediationgesprek duurt gemiddeld genomen 2 uur. De gesprekken kunnen over het algemeen op korte termijn ingepland worden, waardoor het mogelijk is om meestal binnen een aantal maanden al duidelijkheid te hebben.
De complexiteit van het conflict bepaald vaak hoeveel gezamenlijke gesprekken er nodig zullen zijn.
Beheer cookie toestemming
Om de beste ervaringen te bieden, gebruiken wij technologieën zoals cookies om informatie over je apparaat op te slaan en/of te raadplegen. Door in te stemmen met deze technologieën kunnen wij gegevens zoals surfgedrag of unieke ID's op deze site verwerken. Als je geen toestemming geeft of uw toestemming intrekt, kan dit een nadelige invloed hebben op bepaalde functies en mogelijkheden.
Functioneel
Altijd actief
De technische opslag of toegang is strikt noodzakelijk voor het legitieme doel het gebruik mogelijk te maken van een specifieke dienst waarom de abonnee of gebruiker uitdrukkelijk heeft gevraagd, of met als enig doel de uitvoering van de transmissie van een communicatie over een elektronisch communicatienetwerk.
Voorkeuren
De technische opslag of toegang is noodzakelijk voor het legitieme doel voorkeuren op te slaan die niet door de abonnee of gebruiker zijn aangevraagd.
Statistieken
De technische opslag of toegang die uitsluitend voor statistische doeleinden wordt gebruikt.De technische opslag of toegang die uitsluitend wordt gebruikt voor anonieme statistische doeleinden. Zonder dagvaarding, vrijwillige naleving door uw Internet Service Provider, of aanvullende gegevens van een derde partij, kan informatie die alleen voor dit doel wordt opgeslagen of opgehaald gewoonlijk niet worden gebruikt om u te identificeren.
Marketing
De technische opslag of toegang is nodig om gebruikersprofielen op te stellen voor het verzenden van reclame, of om de gebruiker op een website of over verschillende websites te volgen voor soortgelijke marketingdoeleinden.
